Il tempo è prezioso: ecco come gestirlo al meglio al lavoro

“Il tempo è prezioso” o “il tempo non è mai abbastanza”: quante volte è capitato di pensare a questa frase o di rendersi conto che non si è riuscito a fare tutto quello che ci si era prefissati di prima mattina? Nell’impossibilità di agire sulla durata del giorno, quello che si può variare è il modo di approcciarsi a impegni e responsabilità. In questo modo anche l’equilibrio tra lavoro e vita privata (work-life balance) migliorerà, potendo incidere sulla soddisfazione dei professionisti.

Il tempo è prezioso: i consigli per gestirlo al meglio

Con l’obiettivo di aiutare i professionisti a essere più efficienti e a migliorare il proprio work-life balance, la piattaforma per la ricerca di lavoro online, InfoJobs ha stilato una classifica con i principali errori che si commettono nel tentativo di ottimizzare il tempo a disposizione e alcuni suggerimenti per ottimizzare il proprio tempo lavorativo.

I 3 errori più comuni

• Niente pausa pranzo: privarsi del momento di pausa pranzo è uno dei modi che molti ritengono utile per capitalizzare al massimo la giornata lavorativa. Non è detto che sia un’azione foriera di risultati e di ottimizzazione del tempo, perché lo stacco è proprio utile per riposare la mente e per ricaricarsi ed essere più produttivi.
  Il consiglio è fare la pausa pranzo, gestendola al meglio in base al tipo e alle regole del proprio impiego. È da prendere come un momento di stacco rigenerante, quindi quando si pranza, non si rimugina, ma ci si dedica al relax o alle chiacchiere per essere più pronti alle sfide del pomeriggio! 

• Isolarsi: ci sono impieghi che prevedono team di lavoro, altri che prevedono una gestione più individuale. Nella maggior parte dei casi ci sono capi e colleghi con cui si affrontano sfide, celebrano successi e gestiscono insuccessi. Quando si è particolarmente sotto pressione, la tendenza può essere l’isolamento: totalmente concentrati sui propri doveri e obiettivi, si evitano gli altri perché percepiti come fonte di distrazione.
  Ma la socializzazione è importante, si tratta di quei piccoli momenti di scambio e confronto, spesso utili anche nella professione. Quindi non demonizziamo l’interazione con le persone, purché sia nei momenti giusti e senza sforare nella perdita di tempo. E ricordiamoci che spesso è davanti a un caffè che si risolvono problemi, si trovano soluzioni e nascono idee vincenti!

• Non darsi una scadenza: “non mi do una scadenza, così lavoro con maggiore relax” questa è un’affermazione pericolosa, perché mette nella condizione di dare un tempo paradossalmente infinito alle attività. È meglio darsi delle scadenze, che siano coerenti con le necessità del business e concordate con capi e colleghi (se necessario) per evitare il procrastinare delle cose con la scusa dell’aver tempo. Una scadenza responsabilizza, aiuta a ragionare per priorità e a concentrarsi su un’attività importante senza lasciarsi distrarre dal resto.

Tre suggerimenti per guadagnare tempo al lavoro

• Pianificare… considerando l’imprevisto: quante volte capita che una pianificazione pensata minuziosamente venga sconvolta da imprevisti? Per molti, l’imprevisto è la regola e quindi come si può fare? Un suggerimento è quello di pensare a un piano diviso per priorità e scadenze, ma lasciando – per quanto possibile in base alle esigenze del business – un margine per imprevisti di ogni genere. Così facendo, si abbatte (ma non si evita) l’effetto sconvolgente dell’imponderabile.

• Capire il valore del “sì”: per contare su un flusso di lavoro fluido e con meno intoppi possibili è necessario rispettare il valore del “sì”, indicando i tempi di consegna o adempimento di un compito e capendo se possa essere coerente con le esigenze di business.
  Dire sempre sì a qualsiasi richiesta è controproducente sia per l’individuo che per la produttività, perché si rischiano frustrazioni, carico di lavoro eccessivo o mancato rispetto degli accordi. Per questo un sì va ponderato bene, confrontandosi con chi fa la richiesta e capendo insieme una programmazione performante ma gestibile. Bisogna essere concilianti e disponibili, ma a volte è meglio rispondere con un no motivato che con un sì che sappiamo già di difficile realizzazione.

• Call? Diamoci un tempo massimo: Complice il drastico cambiamento lavorativo degli ultimi tre anni, molti sono stati proiettati in un universo fatto di videochiamate. Idealmente esse rendono efficiente il flusso di lavoro, permettendo di evitare spostamenti fisici a favore di un ingresso virtuale in una sala riunioni.
  In taluni casi però, le call hanno preso il sopravvento nelle agende, diventando interminabili momenti che spesso potrebbero essere velocizzati con uno scambio di email. Confrontarsi a voce, al telefono, da pc o in presenza, ha un valore inestimabile, anche fatto di una componente immateriale che rafforza il team e stimola l’empatia, ma se si passano troppe ore in call si rischia di sottovalutarne l’importanza, paradossalmente.
  Quindi, per dare il giusto valore a questi momenti, è preferibile ottimizzarli: meno come quantità e meglio come qualità! Rispettare il tempo pattuito e condividere con i partecipati un’agenda del meeting è un ottimo alleato, che consente alle persone di partecipare preparate e consapevoli del tempo limitato a loro disposizione.