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Automatizzazione dei processi negli studi professionali: come ottimizzare il proprio business

©iStock

Negli ultimi anni tra i professionisti sta nascendo, anche se lentamente, una voglia di cambiamento incentrata sull’innovazione, grazie all’utilizzo di nuove tecnologie digitali che non richiedono l’intervento umano per svolgere mansioni ripetitive e di scarso valore aggiunto.

È proprio in questo caso che si introduce il concetto di automazione dei processi di lavoro all’interno degli studi professionali, ovvero l’utilizzo di software e tecnologie per semplificare attività quotidiane come l’elaborazione di documenti, la fatturazione, la gestione delle scadenze o la comunicazione con i clienti.

Non è sicuramente un tema sconosciuto, ma il contesto attuale in cui ci troviamo offre di continuo nuovi strumenti per la sua implementazione, considerata la possibilità di ridurre i tempi di lavoro, pur aumentando l’efficienza e migliorando la qualità dei servizi offerti.

Elementi dell’automatizzazione dei processi

L’automazione intelligente è composta principalmente dall’unione di due nuove tecnologie che stanno emergendo in ambito professionale: Robotic process automation (RPA) e Artificial Intelligence (AI).

Robotic process automation (RPA)

L’RPA è una tecnologia che permette di automatizzare i processi lavorativi nella loro completezza, creando flussi di lavoro tra applicazioni software che generalmente sono scollegate tra loro. Si possono, ad esempio, collegare e-mail, fax e cloud storage tutti in un unico flusso per digitalizzare la raccolta e l’archiviazione dei file.

Come per molti altri business, anche per gli studi professionali è possibile trarre beneficio dai vantaggi di questo processo, in quanto la RPA interagisce con i sistemi e le applicazioni duplicando il comportamento di un essere umano ma senza commettere alcun errore. La Robotic process automation permette l’acquisizione di dati da un’applicazione, l’inserimento in un’altra, di eseguire ricerche, copie di informazioni, modifiche di file, e così via

Artificial Intelligence (AI)

L’implementazione dell’intelligenza artificiale rende possibile delegare alla macchina alcune attività che riesce a svolgere in maniera automatica. Questa tecnologia innovativa permette di scoprire inefficienze lavorative apportando modifiche per accrescere la produttività e, attraverso specifici algoritmi, riesce a identificare duplicati e scovare percorsi alternativi all’interno dei flussi di lavoro.

L’area di studi professionali che può trarre maggior beneficio dall’influenza dell’AI è sicuramente quella contabile, in quanto presenta molte attività quotidiane e una possibilità di computerizzazione del 96% circa. Il risultato di questa influenza si traduce in una contabilità semplificata e più rapida sotto molti aspetti, come ad esempio l’arrivo delle fatture, che fa risparmiare molto tempo. L’obiettivo principale, infatti, è ritagliare più tempo possibile per attività proprie del professionista accrescendo l’efficienza del suo operato e i margini di guadagno.

Vantaggi e requisiti per gli studi professionali

Nell’ambito dell’automazione è fondamentale, da parte dei professionisti, stabilire determinati requisiti tecnici e riqualificare il personale sostituito dalle nuove tecnologie per impiegarlo in maggiori servizi diretti al cliente.

Per elevare il margine di preparazione del professionista e quello dei dipendenti, è fondamentale non solo essere costantemente aggiornati, ma soprattutto avere una base di formazione solida e concreta riguardo il proprio settore di interesse, che è possibile ottenere anche attraverso portali come Fiscal Focus.

L’automatizzazione per gli studi professionali si traduce, oltre che in guadagno di tempo, anche in qualità del lavoro svolto, dei servizi offerti ai clienti e dell’ottimizzazione dei processi lavorativi. Il personale, infatti, viene svincolato da attività ripetitive, solitamente poco redditizie, per concentrarsi su mansioni a maggior valore aggiunto. Sarà così possibile evitare carichi di lavoro troppo grandi, spreco di tempo, stress eccessivo nei periodi di scadenze e assunzioni momentanee di dipendenti.