Esistono app davvero indispensabili da usare sul lavoro? E quali sono? La risposta alla prima domanda è “sì”. A volte basta poco per semplificarsi la vita. Basta perdere qualche minuto per una ricerca su internet e qualche secondo per scaricare un’app. Il gioco è fatto. In rete, si trovano centinaia se non migliaia di applicazioni. Tantissime servono solo a distrarci e a entrare nei nostri telefonini (e nelle nostre vite), molte però sono decisamente più utili e possono davvero renderci la vita più semplice, quando siamo al lavoro. La risposta alla seconda domanda è invece un po’ più articolata. Ecco alcune delle app più interessanti, divise per ambito e scopo.
Che lavoriate in uno studio di architettura, in una società di comunicazione, in una di consulenze o in qualsiasi ufficio, vi potrebbe capitare di dover fare lavori di gruppo. Dopotutto, una certa propensione al team working non è forse richiesta in ogni annuncio di lavoro? E non è esibita nel cv da ogni candidato che si rispetti? E allora conviene imparare a usare alcune app, perché quello di lavoro di gruppo sarà anche un concetto di tendenza ma metterlo in pratica è tutt’altro affare. In questo campo, quelle forse più interessanti sono Asana, Podio, Slack e Trello.
L’obiettivo di queste applicazioni è quello di creare un canale di comunicazione esclusivo tra persone che lavorano a uno stesso progetto o che lavorano a progetti diversi che sono parte di un piano più ampio, evitando che il flusso si mescoli con quello delle mail o della messaggistica aziendale. Tutto ciò che dovete sapere è in quello specifico canale: chi fa cosa, cosa manca, a che punto sono i gruppi con le rispettive scadenze. Potrete comunicare con una chat interna, scambiarvi file ecc….In genere, esistono versioni base, gratuite, e versioni premium a pagamento. Asana, per esempio, è disponibile gratuitamente ma con un limite di 15 membri per progetto, tetto che scompare nella versione premium, che costa poco meno di 10 euro.
Si servono di Asana, giganti come Deloitte, Airbnb, la Nasa e il New York Times, giusto per fare alcuni nomi. Molto apprezzata è anche Wrike, altra app che vanta 2,5 milioni di user disseminate tra 13.000 organizzazioni in tutto il mondo. Tra queste, ci sono Western Union e L’Oreal Canada.
È bello viaggiare per lavoro e non stare attaccato a una scrivania, ma l’altra faccia della medaglia è che bisogna conservare ogni scontrino e ricevuta che dovremo esibire al nostro ritorno, sempre che si desideri essere rimborsati. Ci sono applicazioni che semplificano la vita di chi vive quasi sempre in viaggio. Una si chiama Captio. Questa genera note spese a partire dalla foto di uno scontrino e tiene conto anche dei pagamenti effettuati con bancomat o carta di credito. Un’altra è Expensify, che come la precedente consente di registrare e archiviare tutte le spese sostenute e dà la possibilità a un eventuale team finanziario di approvare e diffondere i report di spesa.
Spesso è molto difficile organizzarsi perché è molto complicato incrociare le agende di più persone. Che sia una riunione di lavoro, un aperitivo o una partita di calcetto, ogni partecipante avrà una sua preferenza. Se nel tempo libero ci si può concedere il lusso di impiegare del tempo prima di trovare una soluzione che vada bene a tutti, sul lavoro non è così. Doodle è una app che serve proprio a questo: incrocia le preferenze dei membri di un gruppo e trova molto velocemente una soluzione che non incontri veti. Una volta che la riunione è organizzata, ci si può servire di ClickMeeting, con la quale si possono creare video conferenze, condividere file audio/video, registrare eventi e condividere il proprio screen.
Ma chi l’ha detto che le app debbano semplificare la vita dei soli colletti bianchi. Happy Fox, per esempio, è molto utile a coloro che lavorano in un servizio clienti. Si tratta di un software helpdesk che consente agli operatori che si trovano a trattare con i clienti in rappresentanza dell’azienda avendo rapido accesso a tutte le informazioni necessarie anche quando non sono al computer, scegliere la soluzione più adatta al cliente. In particolare, organizza tutte le richieste in entrata, che siano via mail, via telefono, via Facebook ecc…e le organizza, permettendo all’azienda di avere una comunicazione più efficiente e funzionale. Se ne servono aziende come Whirpool e Sennheiser.
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