Contract management: l’importanza della gestione automatizzata

Contract management: l'importanza della gestione automatizzata© Shutterstock

Molte aziende devono gestire un volume elevato di contratti, una vera e propria sfida per chi ancora si affida ai processi manuali e vuole garantire alti standard in termini di efficienza.
La soluzione più efficace in queste circostanze è rappresentata dall’automazione del contract management, un approccio che garantisce importanti vantaggi per il business grazie all’utilizzo di appositi strumenti digitali.

Rendere più efficiente il contract management con i software

Il contract management è un processo finalizzato alla gestione standardizzata dei contratti aziendali, in cui molte operazioni sono automatizzate ma rimane il controllo umano per assicurare la correttezza e la conformità delle attività di gestione dei contratti.

Per ottimizzare questi procedimenti è opportuno dotarsi di risorse apposite, come le soluzioni software di contract management sviluppate da TeamSystem, un vero e proprio punto di riferimento per aziende e professionisti grazie alla sua esperienza di oltre 40 anni nel settore Ict.

In particolare, con TeamSystem Contract Management è possibile adottare un processo gestionale solido e ben strutturato per la contrattualistica aziendale, usufruendo di una gestione contrattuale più semplice e affidabile. Si tratta di una tecnologia con numerose applicazioni all’interno delle imprese, tra cui le risorse umane, il dipartimento legale, l’amministrazione e il reparto vendita.

I software di contract management consentono di ottimizzare la gestione dei contratti in azienda, migliorando i processi di controllo e tracciamento delle modifiche per evitare di perdere i contratti o dimenticare le scadenze.

Oltre a semplificare l’intera gestione contrattuale, queste tecnologie digitali aiutano le aziende a strutturare un processo più efficiente di contract management, offrendo supporto nelle fasi di pianificazione delle analisi delle proposte, assegnazione del contratto e gestione della fornitura o della consegna.

In particolar modo, i software permettono di creare un nuovo contratto in modo facile e veloce, utilizzando un editor dedicato e dei template già disponibili nella piattaforma per agevolare queste operazioni. Inoltre, è possibile favorire la collaborazione consentendo a più persone o team di lavorare sugli stessi contratti in maniera condivisa, modificare in tempi rapidi i contratti in base alle diverse esigenze e assicurare la massima conformità legale di ogni documento. È possibile avere a disposizione anche un archivio sicuro e strutturato, per organizzare al meglio tutti i contratti e ridurre ulteriormente il rischio di errori.

I vantaggi dell’automazione e standardizzazione nella gestione dei contratti

Le soluzioni software per il contract management garantiscono diversi vantaggi alle aziende, aiutando numerosi dipartimenti ad essere più efficienti nella gestione dei contratti aziendali. Il vantaggio principale riguarda la possibilità di risparmiare tempo rispetto alla gestione manuale della contrattualistica, processi che richiedono molte risorse e risultano particolarmente dispendiosi per qualsiasi organizzazione.

Avvalendosi di un software dedicato è possibile avere più risorse per le attività più importanti, per concentrarsi di più sul core business e i processi ad alto valore aggiunto.

Le tecnologie digitali consentono inoltre un maggiore controllo sulla contrattualistica, per ridurre sensibilmente o annullare una serie di rischi e inefficienze come il mancato rispetto delle date di scadenza, gli errori dei contratti e la perdita dei documenti.

Centralizzando tutta la gestione contrattuale, invece, non solo è possibile monitorare ogni contratto in modo preciso e sicuro, ma si possono gestire meglio tutti gli interventi sui contratti, assicurandosi che ogni modifica o alterazione venga seguita da un adeguato controllo per garantire la qualità e la conformità dei documenti contrattuali.

Un altro vantaggio è la modernizzazione dell’azienda, per compiere un altro passo importante nel processo di trasformazione digitale dell’attività. Queste piattaforme, infatti, consentono di migliorare le performance aziendali, rendere il business più efficiente e ottenere dati utili per ottimizzare i processi decisionali. I software permettono anche di centralizzare la gestione dei contratti, un aspetto fondamentale per favorire la collaborazione anche da remoto, rispettare le norme di legge e semplificare la ricerca e la condivisione di informazioni.

I benefici offerti dall’implementazione di un software di contract management si ripercuotono anche sui singoli dipartimenti aziendali, ad esempio aiutando le risorse umane a stilare contratti velocemente e con meno stress, consentendo al dipartimento legale di generare automaticamente NDA e produrre in modo istantaneo contratti standardizzati, oppure permettendo ai commerciali di chiudere più rapidamente le vendite. Ovviamente, è importante scegliere le soluzioni di contract management giuste per la propria azienda, affinché possano integrarsi perfettamente con le esigenze e le dinamiche dell’attività.

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