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Lavoro

Otto consigli per sopravvivere al lavoro ibrido

Alcuni suggerimenti utili per rispondere alle sfide legate alla trasformazione del mondo del lavoro

In questo inizio di 2022 in cui occorre trovare un nuovo equilibrio tra il lavoro da remoto con quello in presenza, che sia per due/tre giorni la settimana o anche meno, ciò che conta a livello organizzativo e personale è vivere al meglio questo nuovo contesto ibrido, promuovendo gli aspetti positivi di entrambe le modalità e prevenendo le difficoltà e i rischi che comportano. Come riuscirci? Hanno provato a rispondere gli studi internazionali Cegos, elaborando otto pratiche con relative competenze da sviluppare, adatte sia a manager che dipendenti:

1. Working from anywhere. Crea la tua working area

Lavorare bene richiede una buona postazione, sia che ci si trovi a casa, in un ufficio in coworking o in mobilità. Significa trovare il posto giusto, sufficientemente protetto se non si ha uno spazio dedicato, prestando attenzione alla scelta dei mobili, con almeno una sedia da ufficio essenziale per una corretta postura, senza dimenticare il gusto estetico, utilizzando colori o piante d’arredo che favoriscono concentrazione e creatività.

2. Proximity. Resta connesso

È importante cogliere le opportunità del remote working e sperimentare nuove abitudini, che medino tra la focalizzazione sui compiti e il mantenimento dei legami sociali con colleghi e clienti; quindi attività chiare, responsabilità definite, fiducia tra i membri, procedure e strumenti comuni di collaborazione scelti in base all’obiettivo da raggiungere, ma anche condivisione di informazioni e di eventi in corso – anche se riguardano un solo compagno del team – e incontri face to face almeno una volta all’anno per consolidare la cultura aziendale. I tool tecnologici dovranno aiutare anche a superare il proximity bias, ovvero la dinamica che porta a favorire chi si incontra di persona. E poi più attenzione da parte di tutti su: puntualità nelle riunioni (5 minuti di ritardo sono imperdonabili da remoto), mantenimento della webcam accesa ed uso eccessivo di e-mail, telefonate e videoconferenze.

3. Time management. Pianifica in anticipo le attività principali

Il segreto per la gestione del tempo è una buona to do list, ma come terminare la giornata sulle attività davvero importanti senza interruzioni di e-mail e chiamate? Ecco quattro consigli: definire le priorità distinguendo tra alta e bassa urgenza e importanza, stimare la durata dei compiti ritagliandosi un margine di sicurezza per gli imprevisti, utilizzare dei tool per la gestione delle mansioni e segmentare il lavoro in micro-attività per auto motivarsi. Tenere poi a mente i tre principi per essere più produttivi: la legge di Pareto, che serve ad identificare ogni giorno il 20% delle attività strategiche che permetteranno di raggiungere l’80% dei risultati, la legge di Parkinson che, sottolineando come il lavoro tenda a dilatarsi in base al tempo che si ha a disposizione, afferma che riuscire a rispettare le scadenze sarà fonte di grande soddisfazione e benessere e, infine, il principio di Laborit che, basandosi sul fatto che le ore del giorno non sono equivalenti fra loro, suggerisce di dedicare la mattina alle attività più strategiche e il pomeriggio a quelle di routine.

4. Workload Management. Concentrati per gestire al meglio il lavoro.

Dieci sotto-consigli per non farti distrarre da notifiche ed e-mail, evitare il multitasking e trovare la giusta concentrazione per ogni attività.

  • Fissa un obiettivo concreto; se lo raggiungi aumenterà di dieci volte la motivazione del tuo cervello a rimanere concentrato.

  • Fai una cosa alla volta; lavorare contemporaneamente su più progetti è controproducente.

  • Lavora con continuità; un’interruzione costa più della durata dell’interruzione stessa.

  • Isolati da richieste esterne; impara a dire “no” con assertività, benevolenza e diplomazia.

  • Rispetta la tua crono-biologia; isolati dalle distrazioni esterne durante i picchi fisiologici di efficacia.

  • Goditi le prime ore del mattino… senza e-mail! Il cervello è pronto a concentrarsi sul primo task che gli dirai di affrontare.

  • Preparati il giorno prima a lavorare su un determinato argomento, attraverso una serie di piccole azioni compiute in breve tempo e con un carico mentale molto basso.

  • Crea il tuo rituale di inizio per predisporre la mente ad essere efficace e inquadrare i compiti da svolgere.

  • Lavora sulla durata delle sequenze di concentrazione, cioè sia sulla tua resistenza alla distrazione quando hai deciso di concentrarti su un soggetto sia sul tempo massimo per rimanere concentrato.

  • Allena la tua attenzione divertendoti per rafforzare la profondità di concentrazione, ovvero la capacità di focalizzarsi su una cosa ad esclusione di tutte le altre.

5. Positive thinking. Attiva un atteggiamento positivo

Adottare un approccio positivo consente di vedere gli eventi da un’angolazione diversa e mantenere relazioni armoniose con gli altri. Con l’analisi transazionale è possibile allenarsi incrociando mentalmente su quattro assi quello che si pensa di sé stessi in un dato momento con quello che si pensa dell’altro per scegliere così la “postura” giusta e passare rapidamente ad un atteggiamento ++; più velocemente si reagisce, minore sforzo si dovrà fare per ripristinare la situazione prima che si aggravi. I comportamenti che favoriscono lo sviluppo dell’ottimismo sono legati alla capacità di interpretare gli eventi che si vivono, cercando di “migliorarli”. Ciò vuol dire, quindi, trarre il meglio dalle situazioni in cui ci si trova, siano esse complicate o inaspettate; è una skill sempre più richiesta ai manager prima di tutto.

6. Become influencer. Fai crescere la tua area di influenza

La situazione attuale è senza precedenti e non sarà risolta con un ritorno al passato. Per questo non è possibile essere attendisti: meglio essere proattivi dandosi una prospettiva sia professionale che personale e intervenire su ciò che è nella nostra sfera di influenza per realizzarlo. Con influenza non si intende manipolazione, ma chiarificazione dei propri obiettivi e apertura all’altro con fiducia. A livello manageriale si traduce nell’esercitare una leadership gentile, ovvero caratterizzata da sincerità, assenza di conflitto di interessi, rispetto, fiducia negli altri e spirito di squadra.

7. Free Thinking. Potenzia la tua creatività

La creatività è una delle soft skill più richieste dalle aziende oggi. Sia in un ambiente professionale che nella vita privata, essere creativi significa trovare soluzioni nuove e originali alle difficoltà che si presentano, portando innovazione. Siamo tutti creativi e ci si può allenare in due modi per incrementare questa capacità: leggendo molto, osservando e prestando attenzione ai piccoli eventi quotidiani per riempirsi di ispirazione e iniziando qualcosa di nuovo che permetta di vivere un’esperienza ricca e diversa dalla routine. È importante essere consapevoli delle quattro fasi per risolvere i problemi complessi: raccogliere dati e informazioni, prendersi uno stacco mentale (incubazione), annotare tutto senza censura (illuminazione), valutare le idee nel contesto e realizzarle.

8. Get fit. Mantieni in forma corpo e mente

Nelle organizzazioni ibride occorre aumentare la capacità di promuovere il benessere. Il giusto approccio è praticare attività fisica, oltre a dare la priorità a buone abitudini quotidiane ed esigenze di base come relazioni umane, sonno e alimentazione. E poi combattere lo stress attraverso il “fare”, pianificando con cura, allenando l’assertività imparando a dire di no quando è opportuno, ponendosi obiettivi chiari e misurabili, prestando attenzione all’impulsività per evitare di generare altri “problemi” ed essendo più sicuri di sé in generale. L’equilibrio tra lavoro e vita privata – o work-life balance – corrisponde alla costante ricerca di un’armonia e va promosso su base giornaliera o settimanale, durante tutto l’anno.

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