Sembravano essersene andate – almeno in parte – e invece le riunioni via video sono tornate. Negli ultimi mesi il numero di meeting da remoto è aumentato esponenzialmente e si stima che entro il 2024 le riunioni in presenza saranno solamente il 20% del totale, contro il 60% attuale. Il guaio è che Gartner ha rilevato che la capacità di concentrazione è invece calata del 29%. Se da un lato permettono di continuare a lavorare anche a distanza, inevitabilmente però le video-riunioni portano con sé alcune sfide. Glickon, azienda italiana di people experience e analytics dedicate alle HR e al management, ha individuato sei problemi che ogni organizzazione deve affrontare per evitare che i meeting da remoto diventino causa di stress e scarsa collaborazione e un ostacolo per la comunicazione e il decision-making.
Sovraccarico di riunioni. Organizzare meeting da remoto è facile e veloce, si tende quindi ad abusarne, fondamentale però tenere a mente che solo un meeting necessario è un meeting efficace.
Scarsa partecipazione. Le distrazioni, nel lavoro da remoto, si moltiplicano: dal campanello che suona alla chat che lampeggia sul desktop, è difficile mantenere la concentrazione a lungo. E’ importante quindi fissare dei momenti che siano esclusivamente dedicati alle riunioni, in gruppi piccoli così che i partecipanti siano parte attiva dell’incontro e non rischino di distrarsi.
Assenza di un leader. La persona che ha convocato il meeting deve anche guidarlo: fare le presentazioni se necessario, concedere la parola, riportare tutti sull’ordine del giorno se la conversazione inizia a divagare.
Mancanza di un metodo condiviso. È importante che ogni azienda fissi alcune regole condivise mirate a definire agenda, follow-up e next steps. In questo modo si eviteranno intoppi nelle riunioni.
Strumenti tecnici inadeguati. Dal momento in cui ai dipendenti viene data la possibilità di lavorare da casa, ogni azienda dovrebbe accertarsi dispongano di software e hardware (cuffie, webcam) semplici e funzionali per le video riunioni.
Scarsa chiarezza nell’esito. Uno dei problemi che rende inefficace una riunione, è la confusione che regna quando si conclude. Per assicurarsi che ognuno sappia cosa fare e per quando, potrebbe essere utile fare un breve recap prima di terminare l’incontro.
Come superare queste sfide? Glickon suggerisce a manager e responsabili delle risorse umane 3 step che possono aiutarli a migliorare non solo la produttività ma anche il benessere dei dipendenti.
Fondamentale è ascoltare le persone, utilizzando ad esempio strumenti come la People Analytics che combina la raccolta di dati attivi (brevi survey) e passivi (ricavati dagli strumenti di comunicazione e collaborazione) per capire quel è il sentiment interno all’organizzazione.
Allo stesso tempo bisogna misurare l’efficacia dei meeting, il livello di stress, partecipazione, tempo speso, definendo un un metodo real-time per analizzare le metriche relative al lavoro da remoto.
Dati alla mano, è necessario quindi costruire dei percorsi di formazione e informazione, a sostegno dell’adozione di comportamenti e competenze necessari a migliorare la produttività e il benessere nel lavoro da remoto.
