Lavoro

Usa: i segreti per un meeting di lavoro di successo

Come prepararsi, cosa fare e – soprattutto – non fare quando si interagisce quando si avvia una trattativa o si incontrano potenziali clienti americani

1 Marzo 2019

Cecilia Lulli

Se è ormai cosa nota che per avere successo negli incontri di lavoro nel medio e lontano oriente bisogna conoscere le norme di comportamento e le usanze locali, troppo spesso quando per affari si vola negli Stati Uniti si è convinti di conoscere perfettamente gli americani perché li si ritiene “come noi”. Un errore fatale che rischia di compromettere qualunque relazione professionale. Per questo ExportUsa, società di consulenza che supporta aziende e professionisti italiani che vogliono entrare nel mercato a stelle e strisce, ha stilato una serie di consigli per non commettere errori durante un incontro o una trattativa d’affari. Perché non c’è mai una seconda occasione per fare una (buona) prima impressione.

I consigli per fare affari negli Usa

Non esiste un concetto unitario di “America”. Esistono aree geografiche ben distinte all’interno degli Stati Uniti, con spiccate caratteristiche culturali e di gestione dei rapporti interpersonali e di lavoro: un americano della Louisiana è molto diverso da un americano del Wisconsin, inutile cercare di approcciarli allo stesso modo. Il risultato sarà uno solo: il fallimento.
In un incontro di lavoro mai trattare argomenti controversi. Soprattutto agli inizi meglio evitare argomenti che possano apparire scomodi per loro natura, come ad esempio politica o religione. All’inizio dell’incontro, una delle prime domande, quasi sicuramente, sarà legata al viaggio. Raccontare i momenti salienti aiuterà a rompere il ghiaccio. Non dimentichiamo, poi, che gli americani hanno una grande ammirazione per l’Italia e per la sua storia e anche questo si trasformerà in un buon gancio per uno scambio di battute. Anche raccontare qualche aneddoto sulla propria famiglia può essere un ottimo punto di partenza prima di iniziare a parlare di lavoro.
Stretta di mano, distanza e abbigliamento. La stretta di mano, come in ogni incontro d’affari, è fondamentale. Da evitare, invece, abbracci, pacche sulle spalle o baci sulla guancia. Ogni popolo sembra avere degli usi molto precisi riguardo alle distanze da tenere, ma in generale la distanza di sicurezza è la lunghezza del braccio. Per quanto riguarda l’abbigliamento, invece, sempre meglio optare per un outfit formale.
La dimensione temporale in America. Durante un incontro d’affari, mai cominciare a dire “penso di fare, sto per fare…”. La risposta sarà molto semplice e diretta: “Torna quando lo hai fatto”. Sul lavoro gli americani sono molto concreti, vogliono si parli solo del presente e non delle intenzioni future.
Preparare un incontro di lavoro. Lo stesso senso di concretezza si riflette anche nel fatto che gli incontri di lavoro vanno preparati con estrema attenzione: nelle e-mail è fondamentale proporre sempre una agenda con la scaletta degli argomenti da discutere, magari facendo riferimento a quanto detto/concordato fino a quel momento.
Messaggi sulla segreteria telefonica. Mai lasciare messaggi del tipo “Buongiorno sono il Signor Rossi. Mi può chiamare?”, ma spiegare sempre il motivo della chiamata: “Buongiorno sono il Signor Rossi della Rossi Srl di Milano in Italia. Mi può chiamare? Volevo discutere con lei i prezzi della logistica che mi ha mandato ieri”. Lasciare, infine, un numero telefonico o una mail per essere ricontattati facilmente.
Follow up degli incontri di lavoro e e-mail. Dopo un incontro mandare una mail di follow up con un breve riassunto di quanto si è detto e con una indicazione del prossimo passo da fare è molto importante e sarà sicuramente apprezzata dall’interlocutore americano.
La fiducia è preziosa. Per un americano la fiducia è tutto. Mai fare promesse che non possono essere mantenute. Meglio, molto meglio, dire “Adesso non lo so. Ma fra una settimana sarò in grado di dare la risposta” piuttosto che improvvisare. Una volta persa la fiducia da una controparte americana sarà molto difficile riconquistarla.
Risposte, invio materiali, informazioni.Nei rapporti di lavoro e nelle trattative con clienti e fornitori americani bisogna essere velocissimi. Non possono passare settimane per una quotazione o per una risposta.
Presentazioni e “Leave Behind”. Avere una presentazione aziendale pronta oppure una proposta stampata è fondamentale e aiuterà l’interlocutore americano a tenere traccia dell’incontro e a ricordarsi di quanto discusso a voce.
Inviti a casa o a giocare a golf. Ricevere un invito a casa per pranzo o a cena non è così inusuale. E’ buona norma portare qualcosa, magari una bottiglia di vino o dei fiori. Evitare, invece, profumi o altri accessori per la padrona di casa perché sarebbero considerati troppo personali. Anche giocare a golf, uno sport molto popolare in America, è un’occasione per parlare di business.