Ormai non c’è riunione senza presentazione. Difficilmente ci si presenta a determinati incontri di lavoro senza aver prima preparato delle slide con power point, keynote o altri programmi simili. Del resto, in un mondo sempre più basato sulle immagini, i contenuti visivi possono davvero fare la differenza. A patto che siano realizzati nella maniera corretta. Quale? A dare le dritte giuste per non commettere errori è Paul Jurczynski, il cofondatore di Improve Presentation (un software che consente di realizzare presentazioni gratis) e uno dei più grandi esperti al mondo di slide, colui che aiuta gli speaker dei Ted, marchio di conferenze statunitensi, a creare i loro slidewhow. La prima parola d’ordine che si legge nell’articolo che Jurczynski ha pubblicato sul blog del Ted è semplicità. Molti tendono a riempire i figli con troppe informazioni ed elementi, rischiando così di creare confusione negli ascoltatori, distrarli e annoiarli. Invece, la cosa migliore è inserire un’idea per slide, in modo che risulti più attraente e colpisca. Piuttosto, se si ha molto da dire, prevedere più slide: non c’è, infatti, un limite massimo da rispettare. L’importante è che tutte siano collegate a quanto verrà raccontato a voce. La regola del “less is more” vale anche per grafici e dati: mettere tanti numeri rischia di far passare in sordina l’informazione principale. “Quando state per creare un grafico, chiedetevi: qual è la singola informazione di questo grafico che il pubblico dovrebbe sapere?” dice l’esperto.
La presentazione va provata
In alcuni passi si possono perfino inserire delle slide vuote. Per esempio, quando si vuole cambiare il ritmo della presentazione, si vuole fare una piccola pausa o si vuole richiamare tutta l’attenzione del pubblico. Un’altra regola d’oro da rispettare è cercare di essere sobri. I colori e i font non vanno usati a casaccio, ma con grande parsimonia e in maniera sensata, in relazione all’obiettivo che si vuole raggiungere. “Per esempio, se state parlando di argomenti positivi, usate colori chiari e accesi. Ma se state parlando di argomenti come la violenza delle armi o il cancro, prediligete colori scuri o neutri” scrive Paul Jurczynski. In linea di massima, meglio non usare più di due font, privilegiando le dimensioni grandi, e seguire uno schema di colori ben preciso. Attenzione anche alle immagini: l’esperto consiglia di evitare i classici database e di mettere un guizzo di creatività in più nella ricerca. Laddove possibile, usare le proprie fotografie: spesso sono molto più potenti di mille immagini patinate. Infine, la regola più importante: non bisogna dimenticarsi di provare la propria presentazione, magari davanti a famigliari o amici. “Spesso ci concentriamo solo sul discorso che dobbiamo tenere, trascurando l’armonia generale tra le parole e le slide che passano sullo sfondo. Provate entrambi, assieme” suggerisce l’esperto.
