Le e-mail sono diventate ormai uno strumento di lavoro a tutti gli effetti. Eppure ancora oggi molti professionisti commettono passi falsi nella loro compilazione e nel loro invio. Si tratta di un problema non da poco. Infatti, secondo uno studio di Adobe, in media i lavoratori americani trascorrono circa cinque ore al giorno a controllare la posta elettronica di lavoro e quella personale: se, dunque, non si esegue questa operazione al meglio si rischia di perdere ancora più tempo. Secondo Barbara Pachter, career coach americana, il grande volume di messaggi che leggiamo e scriviamo ogni giorno facilita errori imbarazzanti, che possono avere conseguenze gravi. Per questo, nel suo libro “The essentials of business etiquette” spiega qual è il galateo della posta elettronica. Ecco le regole principali da rispettare.
1. Usare un indirizzo professionaleIndirizzi come zucchero_filato o freedom sono assolutamente da evitare. Le email di lavoro devono essere mandate sempre da indirizzi professionali. Se sei un libero professionista e non lavori in un’azienda, usa un indirizzo che contenga il tuo nome. E aggiungi un blocco firma, con il tuo nome completo, titolo, nome della società e le tue informazioni di contatto, incluso un numero di telefono.
2. Specificare bene l’oggettoSpesso lo trascuriamo e, invece, il titolo che decidiamo di dare alla email è essenziale: deve essere chiaro, breve e diretto. Infatti, molte persone decidono se aprire o meno un messaggio in base all’oggetto. “Scegline uno che consenta ai lettori di sapere che stai rispondendo alle loro preoccupazioni o ai problemi aziendali” consiglia Pachter.
3. Non esagerare con i punti esclamativiMolti tendono a lasciarsi trasportare e a utilizzare diversi punti esclamativi nel testo della e-mail. Meglio, invece, non esagerare per non apparire immaturi o emotivi. Sì, anche a evitare le emoticon e a contenere l’umorismo.
4. Fare attenzione al tonoNelle e-mail di lavoro meglio non usare espressioni colloquiali e troppo rilassate, né nei saluti (iniziali e finali) né nel testo. Insomma, devi bandire parole come “ehi”, “ciao”, “gente”, “ragazzi”, e preferire “buongiorno”, “tutti”, “buona giornata”. Inoltre, cerca di non essere troppo brusco, diretto e sarcastico. E non dimenticare mai le parole gentili, come “grazie” e “per favore”.
5. Rileggere sempre prima dell’invioPrima di inviare una email rileggila sempre, possibilmente ad alta voce. Innanzitutto, per correggere eventuali errori di ortografia, che non fanno mai fare una bella figura. In secondo luogo, per verificare che il tono sia adeguato. Infine, per controllare che tu non abbia scritto qualcosa che possa danneggiare te o gli altri: i messaggi di posta elettronica lasciano traccia.
6. Rispondere a tutti i messaggiServe tempo, è vero, ma rispondere a tutti i messaggi di posta elettronica, inclusi quelli che ti sono stati inviati per sbaglio, è un buon comportamento da galateo. E ricorda che le risposte variano anche in base alla cultura di appartenenza del destinatario.
7. Controllare il destinatarioIl destinatario dovrebbe essere l’ultima cosa che scrivi in una e-mail: anche quando rispondi a un messaggio, cancella l’indirizzo e inseriscilo solo alla fine. In questo modo, non rischi di inviarla per sbaglio prima di averla finita o controllata. E verifica sempre che l’indirizzo sia corretto prima di premere invio. Evita di premere “rispondi a tutti” a meno che tutta la lista debba necessariamente ricevere l’e-mail.
8. Non cambiare il fontPer le e-mail aziendali mantieni i caratteri, colori e dimensioni classici, senza sbizzarrirti. In questo modo saranno facili da leggere per altre persone. Anche per il blocco firma usa lo stesso carattere, la stessa dimensione e il colore del resto dell’e-mail.
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