To-do-list, ecco i 7 errori da evitare

Life coach, psicologi, ma anche grandi professionisti e artisti del calibro di Umberto Eco sostengono che siano strumenti utilissimi per migliorare la propria vita personale e professionale. Di che cosa stiamo parlando? Delle to-do-list, ossia delle liste delle cose da fare: elenchi di tutti i compiti di cui dobbiamo occuparci nel corso della giornata o della settimana, organizzati per ordine di priorità. In effetti, se ben compilate, queste liste possono aiutarci realmente a districarci fra i mille impegni quotidiani e a gestire meglio il nostro tempo. L’importante è stenderle con attenzione. Secondo Paula Rizzo, un’esperta statunitense che ha studiato a fondo l’argomento, è importante in particolare evitare sette errori. Ecco quali.

1. Nelle to do list non bisogna includere le azioni abitudinarie e scontate, che si ripetono uguali ogni giorno, come controllare la posta elettronica. Si tratta, infatti, di compiti che dovremmo fare in automatico, senza bisogno di programmarli.

2. Non inserire nella lista nemmeno quei compiti che possono essere sbrigati in cinque minuti. Rischiamo di perdere più tempo a scriverli che a farli. Meglio allora eseguirli subito e non pensarci più. La to do list deve essere riservata agli impegni più faticosi e laboriosi.

3. Attenzione a quelle voci che continuano a comparire nelle to do list e non spariscono mai. Evidentemente, si tratta di cose che non vogliamo fare e che continuiamo a rimandare. Armiamoci, dunque, di buona volontà e pazienza e facciamo una volta per tutte: in questo modo potremmo finalmente depennarle e dedicarci alle cose più urgenti.

4. Anche i progetti a lungo termine sono insidiosi: non essendo delle priorità, finiscono sempre agli ultimi posti dell’elenco. Continuando a rimandarli, però, rischiamo di dimenticarcene finché arriviamo sotto data e diventano improvvisamente urgenti. Meglio allora scomporli in tanti piccoli passi da compiere ogni giorno. È anche utile provare a rovesciare la to do list: una volta alla settimana seguire le voci dal basso verso l’alto, così da concludere i progetti con scadenza lontana senza stress e ansia.

5. Spesso siamo oberati di cose da fare semplicemente perché non siamo capaci di delegare. Proviamo allora a scorrere le nostre to do list e a individuare quei compiti di cui possono occuparsi gli altri. Non solo al lavoro, ma anche in famiglia. In questo modo avremo più tempo per dedicarci alle cose che ci rendono davvero felici.

6. Le to di list devono essere brevi e pensate con criterio e buon senso. Spesso tendiamo a inserire nei nostri elenchi troppe voci. Impariamo allora a essere più obiettivi e organizzati: se scriviamo troppi progetti abbiamo molte più chance di essere inconcludenti e di fallire. Difficilmente possiamo occuparci di più di tre-quattro obiettivi importanti al giorno. E allora rimandiamo il resto a domani.

7. Vietate le generalizzazioni. Le to do list devono essere precise. Se siamo vaghi è più facile che troviamo delle scuse per rimandare. Suddividere il lavoro in più parti e descrivere bene l’obiettivo che intendiamo raggiungere. Questo aumenterà la nostra motivazione.