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L’uso (e l’abuso) dei social network, anche sul lavoro, impone nuove regole per non confondere il privato col professionale, evitare gaffe coi clienti e scivoloni di immagine. Come si fa? Tranquilli: la nuova etica del Web è facilissima da seguire e fa bene la carriera. Allora perché non cominciare subito a metterla in pratica? Ci aiuta un veterano della comunicazione in Rete in Italia, Marco Massarotto, che ha fondato Hagakure per aiutare le imprese a comunicare on line. «La gentilezza e l’educazione sono un’esigenza della società civile, ma anche il modo di rendere più efficace la nostra comunicazione rivolta ai clienti o tra colleghi e partner».

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NON BISOGNA DARE PER SCONTATO
CHE TUTTI USINO LA RETE ALLO STESSO
MODO E SECONDO I NOSTRI PRINCIPI

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Il manuale è presto fatto: si tratta di regole di buon senso, quelle che dovremmo seguire nella vita di tutti i giorni. Ma con alcuni accorgimenti in più. Per esempio: quando vogliamo entrare nell’ufficio di un collega, bussiamo oppure no? Vale anche online: chiedere sempre il permesso. Anche perché ognuno usa il Web con obiettivi e in modi diversi. «C’è chi vuole tenere pochi contatti in modo intimo e privato e chi ama numerosi amici e frequenti posting e discussioni», dice Massarotto. «Non diamo per scontato che tutti la usino allo stesso modo e secondo i nostri stessi principi». Poi: scegliere il momento giusto. «Essere online non vuol dire essere disponibili in quel preciso istante. Se dobbiamo contattare una persona chiediamoci quale è il momento giusto: a metà mattina ci sono le riunioni, mentre una email spedita nel pomeriggio facilmente si perde nel mucchio. Aprire una chat su Facebook per spedire un curriculum e chiedere un colloquio a mezzanotte del giovedì non è una buona idea, anche se vedete che il vostro contatto è on line a quell’ora: non basta questo per entrare nella vita privata di un possibile datore di lavoro».

Le medesime considerazioni valgono quando riceviamo una richiesta via Skype o LinkedIn. Dobbiamo rispondere sempre a qualunque messaggio? «Tirate un sospiro di sollievo: no. In un mondo in cui è così facile mandare un messaggio a qualcuno, il vecchio detto, domandare è lecito ma rispondere è cortesia, vale ancora ma con flessibilità ed eccezioni. In certi casi, infatti, possiamo non rispondere senza per questo sembrare maleducati. Ma guai ad abusare di questa libertà». Quando invece la risposta è contemplata dal galateo, bisogna sempre valutare il momento più opportuno. «Entro quando devo rispondere? Sempre più persone si preoccupano di questo. Vale la regola base: in tempo utile per ciò che è richiesto. Al di fuori di questo siamo nel campo soggettivo». E non dimenticate mai le formule di cortesia per glissare: “scusa ora sono impegnato” oppure “grazie, leggo la mail stasera”. Anche un “Out of office” ben scritto quando siete in vacanza aiuta a non trovarsi sommersi di richieste scadute al rientro. Altra questione: meglio dare del tu o del lei? Internet è il regno dell’informalità quindi il “tu” è accettato con maggior facilità. Al tempo stesso, usare il “lei” può far spiccare le nostre buone maniere. Quindi? «Date alla persona del tu o del lei come fareste se la incontraste per strada, e non preoccupatevi degli altri che ascoltano online», continua la nostra guida.

ENDORSEMENT E RECOMMENDATION
Un capitolo a parte meritano le “raccomandazioni” su Linkedin e altri servizi professionali. Con quale criterio scriverle? E a chi chiederle? «Se siete a capo di una organizzazione è bene che decidiate prima una policy rispetto a collaboratori e fornitori e la condividiate con loro. Se date un “endorsement” a un collaboratore, sarà poi difficile negarlo agli altri. Riuscirete a tenere il passo ed essere coerenti con tutti? Siete pronti a pubblicare giudizi negativi su collaboratori e fornitori? Se scegliete di pubblicare solo giudizi positivi, come farete quando un collaboratore di cui non siete soddisfatti vi chiede una raccomandazione? Insomma, meglio mantenere un’area soggettiva e discrezionale. Ma non è un compito facile».
Anche chiedere un riconoscimento è una questione delicata. Potreste rivolgervi a qualcuno che non ha una buona opinione di voi e metterlo in imbarazzo. Oppure apparire presuntuosi. «La regola migliore, per entrambe le parti, è la spontaneità. Date un parere pubblico quando davvero vi viene da dentro. Sarà ricambiato. Ma attenzione a non esagerare con le recensioni a ex capi e colleghi solo con la speranza di ottenerne in cambio. Non accadrà».

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CON LA RIVOLUZIONE MOBILE
AUMENTANO I RISCHI DI PASSI FALSI:
CONTARE FINO A DIECI PRIMA
DI MANDARE O POSTARE UN MESSAGGIO

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UNA FOTO PUÒ ROVINARE TUTTO
Infine la questione delicatissima delle foto. Oggi è così facile pubblicarle che spesso dimentichiamo quanto sia importante la privacy. Un esempio? Le foto di noi che altri mettono su Facebook. «Non siamo ancora in grado di condurre una ricerca per “foto che mi ritraggono” a meno che sia stato scritto il nome. Quindi c’è una parte di iceberg sommerso, nostre immagini che circolano senza che lo sappiamo». Capita molto spesso: partecipiamo a un evento pubblico e scattiamo molte foto, ritraendo involontariamente persone a noi ignote ma che altri potrebbero riconoscere. Che succede se le pubblichiamo e facciamo vedere al mondo la persona sbagliata nel momento sbagliato? «Regola di base: fotografate solo chi conoscete e se volete pubblicare online ditelo prima di scattare: le riprese in una serata di relax con un collega potrebbero creargli seri problemi il giorno dopo sul lavoro». Insomma, con le fotografie va usata la massima discrezione e la massima attenzione.

SMARTPHONE E TABLET: OCCHIO ALL’EMOTIVITÀ
Immediatamente dopo la rivoluzione dei social media ne è arrivata un’altra, ancor più grande: quella del “mobile”. L’enorme e velocissima diffusione degli smartphone ha due effetti: amplifica e intensifica tutti i fenomeni legati ai social perché siamo sempre connessi e, inoltre, connota in modo particolare le interazioni digitali, portando istintività, emotività e rilevanza del contesto. «L’uso delle reti sociali da connessione mobile è caratterizzato da persone che condividono contenuti e messaggi in condizioni spesso precarie e in situazioni di mutitasking, cioè facendo più cose assieme. Spesso l’ambiente è instabile – treni, piazze, casa – aumentando il portato emotivo della comunicazione, che addirittura si sostanzia in una postura fisica quasi intima col telefonino. Qui vale una regola molto vecchia: tirare un bel respiro e contare sino a dieci prima di mandare o pubblicare messaggi dal telefonino ».

SIATE VOI STESSI
In conclusione, oggi Internet è un grande strumento di moltiplicazione delle connessioni e un grande amplificatore: in pochi minuti un messaggio, positivo o negativo, può letteralmente fare il giro del mondo. Essere se stessi è il modo migliore per limitare gli errori, evitare gli equivoci e prevedere le reazioni. Parafrasando: non fate e non dite sui social network quello che non fareste e non direste nella vita reale. E cercate se possibile, di aggiungere un pizzico di cortesia in più.