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Lavoro

Sei distratto? Lavora di più

È la nuova teoria che arriva dagli Usa: secondo l’esperto Chris Bailey, la colpa della mancanza di produttività non si può ascrivere solo ai device digitali. Perché la mente divaga quando i compiti da svolgere non sono abbastanza complessi e le scadenze poco pressanti

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Secondo uno studio commissionato nel 2015 da Steelcase, multinazionale specializzata nelle forniture per ufficio, mediamente un lavoratore si interrompe ogni 11 minuti e impiega 23 minuti per ritrovare la concentrazione. Uno spreco che nessuna azienda può permettersi in termini di redditività in un’epoca competitiva e veloce come la nostra. La tecnologia non ci ha fatto diventare più produttivi, dunque. Al contrario, sembrerebbe che ci abbia reso molto più distratti e inefficienti. Colpa di Internet e dei social? Non la pensano tutti così. Ha suscitato molti consensi un recente articolo pubblicato sul New York Times a firma del canadese Chris Bailey, l’autore del best seller Hyperfocus: how to be more productive in a world of distraction, in cui vengono identificati alcuni elementi strutturali insiti nell’ambiente professionale che minano l’efficienza, con costi importanti per i datori di lavoro. Bailey, che offre consulenze alle grandi aziende in materia di produttività, ritiene – contrariamente alle apparenze – che il web sia l’effetto, e non la causa della distrazione sul lavoro.

A ben guardare – sostiene – anche chi si tiene occupato e crede di impegnarsi su molti fronti in realtà rientra nella categoria dei distratti: produttività significa soprattutto fare ciò che serve quando serve e questo implica un processo di selezione tra le attività in agenda. Il risultato è che ci sentiamo molto occupati perché facciamo tante cose, ma non siamo efficienti perché non facciamo quello che dovremmo. Oppure impieghiamo tutto il tempo disponibile per compiti che ne richiederebbero molto meno: è la Legge di Parkinson, da un saggio semiserio del 1958 di Cyril N. Parkinson, secondo cui «Il lavoro si espande fino a occupare tutto il tempo disponibile; più è il tempo e più il lavoro sembra importante e impegnativo». In particolare, secondo Bailey, sarebbero soprattutto mansioni sottodimensionate rispetto alle capacità che il lavoratore ritiene di avere, oppure una scadenza troppo dilazionata nel tempo, a indurre alla distrazione. Di contro, l’“hyperfocus” cioè lo stato di massima concentrazione e coinvolgimento in ciò che si sta facendo, si ottiene quando il lavoratore viene messo davanti a una sfida, un compito che richieda l’intero complesso delle sue competenze, possibilmente con una deadline (ragionevolmente) non troppo lontana. Qui diventa fondamentale la capacità del manager di individuare la mansione adatta per ogni impiegato, che non deve essere troppo semplice ma nemmeno troppo complessa: quando il compito oltrepassa le capacità del lavoratore scattano meccanismi di ansia che hanno lo stesso effetto della distrazione.

Un controllo ossessivo delle email, l’identificazione fallace delle priorità sono i riempitivi con cui la mente ci evita di pensare a ciò che ci annoia, ma anche a ciò che ci spaventa. È l’obiettivo giusto nell’unità di tempo a determinare il grado di produttività e a far sì che la mente non vaghi verso orizzonti ameni, alle foto delle vacanze, all’e-shop preferito o più semplicemente alle notifiche di Facebook, di WhatsApp o alla casella email alla prima occasione. Quando la soluzione non viene dai vertici aziendali, anche il vituperato smartphone può fare la differenza: Bailey non lancia anatemi contro l’uso del telefonino o il ricorso al web durante le ore di lavoro, purché avvenga in un’ottica di consapevolezza. Quello che bisogna ricordare – conclude – è che la mente umana è naturalmente propensa a rivolgersi a ciò che la gratifichi o che la sfidi, quindi il miglior modo di resistere alle tentazioni è evitarle accuratamente. Capire quale utilizzo facciamo dei social media, per esempio, aiuta a circoscrivere la loro presenza nella giornata: usiamo Facebook per chattare? Possiamo concedere un’oretta alla sera. Da Twitter ci arrivano informazioni utili per il lavoro? In 30 minuti al mattino e 30 al pomeriggio avremo tutto sotto controllo. Anche mettere il cellulare in modalità “aereo” per alcune ore fa la differenza. Esistono poi delle vere e proprie app che aiutano a gestire la sovraesposizione da World Wide Web, come Desk Time che individua le criticità e disegna il workflow giornaliero su misura. Va tenuto presente che a volte la distrazione è sintomo di stanchezza mentale, quando il livello di energia è basso il cervello cerca la semplicità. Un approccio consapevole alla giornata lavorativa insegna anche a risparmiare energie: alternare pause e periodi di lavoro intenso aiuta la concentrazione, ma potrebbe anche rivelarci qualcosa su noi stessi. Spesso non ci rendiamo conto delle nostre capacità finché non le utilizziamo sul serio, migliorare il focus influisce su tutte le attività e apporta qualità al nostro tempo.

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