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Sembravano essersene andate - almeno in parte - e invece le riunioni via video sono tornate. Negli ultimi mesi il numero di meeting da remoto è aumentato esponenzialmente e si stima che entro il 2024 le riunioni in presenza saranno solamente il 20% del totale, contro il 60% attuale. Il guaio è che Gartner ha rilevato che la capacità di concentrazione è invece calata del 29%.
Se da un lato permettono di continuare a lavorare anche a distanza, inevitabilmente però le video-riunioni portano con sé alcune sfide. Glickon, azienda italiana di people experience e analytics dedicate alle HR e al management, ha individuato sei problemi che ogni organizzazione deve affrontare per evitare che i meeting da remoto diventino causa di stress e scarsa collaborazione e un ostacolo per la comunicazione e il decision-making.
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Sovraccarico di riunioni.
Organizzare meeting da remoto è facile e veloce, si tende quindi ad abusarne, fondamentale però tenere a mente che solo un meeting necessario è un meeting efficace. -
Scarsa partecipazione.
Le distrazioni, nel lavoro da remoto, si moltiplicano: dal campanello che suona alla chat che lampeggia sul desktop, è difficile mantenere la concentrazione a lungo. E’ importante quindi fissare dei momenti che siano esclusivamente dedicati alle riunioni, in gruppi piccoli così che i partecipanti siano parte attiva dell’incontro e non rischino di distrarsi. -
Assenza di un leader.
La persona che ha convocato il meeting deve anche guidarlo: fare le presentazioni se necessario, concedere la parola, riportare tutti sull’ordine del giorno se la conversazione inizia a divagare. -
Mancanza di un metodo condiviso.
È importante che ogni azienda fissi alcune regole condivise mirate a definire agenda, follow-up e next steps. In questo modo si eviteranno intoppi nelle riunioni. -
Strumenti tecnici inadeguati.
Dal momento in cui ai dipendenti viene data la possibilità di lavorare da casa, ogni azienda dovrebbe accertarsi dispongano di software e hardware (cuffie, webcam) semplici e funzionali per le video riunioni. -
Scarsa chiarezza nell’esito.
Uno dei problemi che rende inefficace una riunione, è la confusione che regna quando si conclude. Per assicurarsi che ognuno sappia cosa fare e per quando, potrebbe essere utile fare un breve recap prima di terminare l’incontro.
Come migliorare produttività e benessere
Come superare queste sfide? Glickon suggerisce a manager e responsabili delle risorse umane 3 step che possono aiutarli a migliorare non solo la produttività ma anche il benessere dei dipendenti.
- Fondamentale è ascoltare le persone, utilizzando ad esempio strumenti come la People Analytics che combina la raccolta di dati attivi (brevi survey) e passivi (ricavati dagli strumenti di comunicazione e collaborazione) per capire quel è il sentiment interno all'organizzazione.
- Allo stesso tempo bisogna misurare l’efficacia dei meeting, il livello di stress, partecipazione, tempo speso, definendo un un metodo real-time per analizzare le metriche relative al lavoro da remoto.
- Dati alla mano, è necessario quindi costruire dei percorsi di formazione e informazione, a sostegno dell’adozione di comportamenti e competenze necessari a migliorare la produttività e il benessere nel lavoro da remoto.
