Incontri di lavoro online: come condurre trattative (reali) nel mondo virtuale

Una call via Zoom, un business meeting programmato su Teams e, perché no, un domani un appuntamento con il cliente nel Metaverso. Gli incontri professionali online sono sempre più frequenti perché il nostro ambiente di lavoro si è esteso a quello virtuale. Il Covid-19 ci ha insegnato a usare le piattaforme che offrono la possibilità di incontri a distanza, però nessuno ci ha insegnato il galateo da applicare.

Nel saggio International Business Etiquette, in uscita il 14 aprile 2022 per Golem Edizioni, l’autrice Sibyl von der Schulenburg dedica uno spazio anche all’ipermondo, ovvero allo spazio virtuale nel quale l’incontro può per certi versi considerarsi reale benché non fisico. In quel contesto molte regole che trovano applicazione durante gli incontri di lavoro in presenza sono trasferibili alle condizioni online. Si parla appunto di incontro, una situazione di interazione, benché molte regole valgano anche per i video.

Nell’ipermondo del business internazionale è bene, o perlomeno cortese, osservare le regole culturali della persona che vediamo sullo schermo del nostro Pc. Valgono quasi tutte le regole generali che si applicano in ogni incontro, con qualche variazione relativa all’ambientazione, ovvero l’abbigliamento, lo sfondo e le luci. Se ci riflettiamo e sappiamo sfruttare tutte le variabili, si sottolinea nel saggio, ci rendiamo conto dell’enorme vantaggio che ci dà la presentazione in videoconferenza rispetto a una dal vivo.

In linea generale, non dobbiamo dimenticare, comunque, il principio per cui la prima impressione che diamo agli altri si forma in pochi secondi, ma lascia tracce indelebili. I consigli dati per le videoconferenze valgono anche per gli incontri di lavoro per i quali si consiglia vivamente di vestirsi come se si andasse a un incontro fisico. Anche l’abbigliamento dalla cintola in giù deve essere appropriato poiché ha fatto scuola Luke Flanagan, europarlamentare irlandese, che nel 2020 è comparso in videoconferenza vestito di tutto punto sopra, ma in mutande sotto. Si sono poi verificati numerosi altri casi simili.

“Chi ha fatto colloqui di lavoro con qualche grande azienda internazionale sa bene che può capitare che gli venga richiesto di alzarsi in piedi e mostrarsi per intero”, afferma Sibyl von der Schulenburg. “Perché? Si dice che serva per valutare l’interesse effettivo del candidato che esprimerebbe anche nel vestirsi come per un incontro in presenza, ma il sospetto è che si voglia valutare l’aspetto fisico del candidato o escludere che sia disabile. Comunque sia, meglio non farsi trovare eleganti sopra e nudi sotto”.