La legge di Parkinson e il tempo sprecato nelle aziende

Siamo sempre di corsa, alla ricerca disperata della massima prestazione e dell’efficienza totale. Nel mondo del lavoro moderno, il raggiungimento degli obiettivi è diventato una delle principali sfide per le aziende. Ecco perché uno dei principi fondamentali che aiutano a comprendere le dinamiche dell’inefficienza può tornare utile. Si tratta della Legge di Parkinson, che prende il nome dallo storico britannico che nel 1955 l’ha formulata, Cyril Northcote Parkinson.

Nella fattispecie, questa legge afferma che “il lavoro si espande fino a occupare tutto il tempo disponibile per il suo completamento”, evidenziando come la gestione del tempo possa influenzare direttamente sulla produttività. Ma allora come si sposa con il concetto di settimana corta, che ha dimostrato maggiore produttività in minor tempo?

Legge di Parkinson, origine e significato

La Legge di Parkinson è stata resa nota attraverso un saggio pubblicato su The Economist dallo storico che l’ha scoperta. Quest’ultimo ha osservato che nelle organizzazioni burocratiche il numero di dipendenti tendeva ad aumentare indipendentemente dalla quantità di lavoro da svolgere. Questo fenomeno era attribuito al desiderio degli impiegati di aumentare il proprio status attraverso la creazione di sottoposti, piuttosto che alla necessità di gestire un carico di lavoro crescente.

La teoria in questione sottolinea come l’allocazione del tempo influenzi la percezione e l’approccio al lavoro: più tempo si ha a disposizione, più complesso e lungo diventa il compito, anche se non necessario. In sostanza, quindi, se si ha un lasso di tempo maggiore non è detto che il raggiungimento dell’obiettivo risulti essere più semplice.

Come si traduce oggi la legge di Parkinson

Nelle organizzazioni contemporanee, dove si ricerca sempre più spesso un equilibrio fra vita professionale e privata (spesso con scarsi risultati) e dove il tempo risulta essere ancora più prezioso e limitato del passato, la Legge di Parkinson si manifesta in vari modi:

• Riunioni prolungate senza un reale motivo: spesso, le riunioni aziendali si estendono oltre il necessario, occupando tutto il tempo previsto anche quando gli argomenti principali sono stati già trattati;
• Procrastinazione: i dipendenti tendono a rimandare le attività fino all’ultimo momento, utilizzando tutto il tempo disponibile senza aumentare la qualità del lavoro;
• Complessità artificiale: i compiti semplici vengono resi più complicati del necessario, spesso per giustificare l’uso del tempo o per apparire più impegnati.

Non soltanto non ne giova il lavoro e l’azienda, ma si manifestano dei comportamenti poco virtuosi ed eticamente discutibili. Questi comportamenti portano a una diminuzione dell’efficienza e a un aumento dei costi operativi, influenzando negativamente la competitività della realtà in questione. Nell’ottica di voler risolvere il problema, l’uso dell’intelligenza artificiale e soprattutto dell’ethical AI potrebbe rivelarsi efficace.

Quali sono le strategie per contrastare la Legge di Parkinson

Per migliorare la produttività e ridurre il tempo sprecato, teorizzato dalla Legge di Parkinson, le aziende possono adottare diverse strategie vincenti. Fra queste c’è la possibilità di impostare scadenze più brevi. Questo si traduce nell’assegnazione di tempi più ristretti per il completamento dei compiti, una tattica che può incentivare ad avere una maggiore concentrazione e a ridurre la tendenza alla procrastinazione.

La procrastinazione è la tendenza a rimandare volontariamente compiti o decisioni, pur sapendo che questo ritardo potrebbe avere conseguenze negative. In psicologia, viene definita come un comportamento di evitamento, spesso legato a ansia, insicurezza, perfezionismo o mancanza di motivazione. Non si tratta semplicemente di pigrizia, ma può essere un meccanismo complesso legato alla gestione delle emozioni. È particolarmente comune nelle attività percepite come noiose, difficili o stressanti.

Utilizzare tecniche di gestione del tempo può migliorare un circolo vizioso che, se messo in atto, non sempre è di semplice individuazione e risoluzione. Esistono metodi come la Tecnica del Pomodoro, che prevede sessioni di lavoro intense intervallate da brevi pause, possono aumentare la produttività e mantenere alta la motivazione. Anche la settimana corta, adottata da realtà come Lamborghini, può giocare un ruolo determinante e incidere positivamente anche su quello che viene definito effetto Dunning-Kruger.

Tecniche virtuose per superare la procrastinazione

Per contrastare la legge di Parkinson si può anche suddividere i progetti in attività più piccole: creare milestone e obiettivi intermedi aiuta a monitorare i progressi e a mantenere il focus sul completamento delle attività. Se ci si concentra su piccoli traguardi, il loro raggiungimento stimola la motivazione ad andare avanti e a non lasciarsi scoraggiare. Il principio è quello di scalare una montagna un passo alla volta e a non concentrarsi sulla vetta, ma sui piani che la natura concede lungo il tragitto e che permettono di fare il punto della situazione con regolarità.

Risulta vincente anche limitare la durata delle riunioni e non superarla. Stabilire un tempo massimo per i meeting e attenersi all’ordine del giorno può prevenire discussioni inutili e ottimizzare l’uso delle risorse. È molto utile anche promuovere una cultura orientata ai risultati. Valutare le performance basandosi su quello che si è raggiunto, piuttosto che sul tempo impiegato incoraggia l’efficienza e l’innovazione degli impiegati e della forza lavoro in generale.

Esempi pratici per superare la Legge di Parkinson

In ambito aziendale la Legge di Parkinson può portare a inefficienze e sprechi di tempo. Tuttavia, alcune realtà hanno adottato strategie efficaci per contrastare questo fenomeno. Un esempio riguarda il settore del marketing digitale, dove diventa determinante definire scadenze realistiche, suddividendo i progetti complessi in compiti più gestibili, assegnando a ciascuno una scadenza precisa.

Anche il Time-blocking – la pianificazione di blocchi di tempo specifici per attività diverse, come il lavoro per i clienti, le attività amministrative e lo sviluppo personale – si è dimostrato molto utile. Così come i software che aiutano a organizzare e a monitorare le scadenze.

Si tratta di situazioni che riguardano molto anche i freelance che lavorano da remoto e non sempre riescono a separare in maniera sana vita professionale e privata. In questi casi è indispensabile avere delle scadenze rigorose e dei termini fissi da non disattendere.

La Legge di Parkinson evidenzia una tendenza insidiosa nelle dinamiche lavorative: la propensione a utilizzare tutto il tempo disponibile per completare un compito, indipendentemente dalla sua reale complessità. Riconoscere e affrontare questa inclinazione è fondamentale per le aziende che desiderano migliorare la propria efficienza e competitività. Attraverso l’adozione di strategie mirate e una cultura aziendale focalizzata sui risultati, è possibile ridurre il tempo sprecato e aumentare la produttività complessiva.