Il Covid-19 ha ormai decretato – almeno per ora – la fine degli incontri di persona e il trionfo delle video conferenze. Soprattutto se i potenziali partner commerciali si trovano oltreoceano, negli Stati Uniti. Come nel caso delle riunioni classiche, però, anche via web si ha solo una possibilità di fare una buona prima impressione. Ecco allora qualche consiglio pratico degli esperti di ExportUsa per chi si appresta a un incontro d'affari virtuale:

  1. Prima che inizi l’incontro assicurarsi che tutta la strumentazione tecnica funzioni.
    La connessione che salta in continuazione, l’audio non pulito e un video di bassa qualità trasmettono trascuratezza e scarsa attenzione. Due aspetti che non spianano la strada in una negoziazione.
  2. Saluti iniziali, presentazione dei partecipanti e riassunto dell’agenda.
    Mai dimenticare di presentare tutti i presenti, possibilmente anche citando il ruolo in azienda. Terminata l’introduzione, è fondamentale ricapitolare l’agenda della conferenza e i punti da discutere che, ovviamente, devono essere comunicati prima dell’incontro via e-mail affinché tutti ne siano a conoscenza. 
  3. Tenere sempre a mente l’obiettivo ed evitare giri di parole.
    Gli americani sono molto concreti e a loro non piace perdere tempo. È bene, quindi, andare dritti all’obiettivo, con richieste precise, senza inutili preamboli. 
  4. Favorire lo sviluppo della discussione, anche con domande dirette. 
    Una volta terminato il primo punto, è importante fare in modo che inizi una sorta di dibattito. Mai aspettare che la conversazione cada nel vuoto e inizino silenzi imbarazzanti. Non si deve aver timore di porre una domanda diretta a qualcuno dei partecipanti americani. 
  5. In un incontro di lavoro mai trattare argomenti controversi.
    Soprattutto agli inizi meglio evitare argomenti che possano apparire scomodi per loro natura, come ad esempio politica o religione. 
  6. La conclusione: riassunto di quanto emerso e dichiarazione esplicita dei prossimi step.
    Prima di salutare i partecipanti, è indispensabile ripercorrere i punti salienti dell’incontro e, soprattutto, dichiarare esplicitamente quali saranno i prossimi passi: chi farà cosa, entro quando e in che modalità. Al termine ringraziare tutti per aver partecipato e per il tempo dedicato all’incontro. 
  7. Follow up dell’incontro.
    Al termine del meeting è molto importante – ed apprezzato dagli interlocutori americani – mandare una mail di follow up con un breve riassunto di quanto si è detto e l’indicazione di ciò che sarà fatto in futuro.

“Non dobbiamo dimenticare – aggiunge Lucio Miranda – che non esiste un concetto univoco di America e che gli Stati Uniti non sono solo New York, Miami o Chicago. Esistono aree geografiche ben distinte all'interno degli Stati Uniti, con spiccate caratteristiche culturali e di gestione dei rapporti interpersonali e di lavoro: un americano della Louisiana è molto diverso da un americano del Wisconsin, ad esempio. Inutile cercare di approcciarli allo stesso modo perché il risultato sarà uno solo: il fallimento”.