Digitalizzare i processi e ottimizzare la gestione interna dei documenti per ridurre i costi e rendere più agili le procedure. Dopo l’espansione in Italia e all’estero è questa la priorità che accomuna le aziende di grandi e medie dimensioni del nostro Paese, che evidenziano l’esigenza di ridurre il consumo di carta (in particolare per le procedure di fatturazione) e di migliorare la ricerca dei documenti, per risparmiare tempo e denaro. Una necessità emersa da una recente indagine indipendente commissionata da Canon a NetConsulting e condotta su un campione di 420 aziende con oltre 100 milioni di fatturato.

DUE MILIONI DI FOGLI PER AZIENDA. Nonostante la necessità evidenziata dalle aziende di ridurne l’utilizzo, il 56% delle aziende in Italia rimane ancora saldamente ancorato all’utilizzo della carta. Secondo la ricerca il volume di documenti cartacei prodotti ogni anno è ancora molto significativo: la ricerca evidenzia che mediamente in un anno sono prodotte quasi 2 milioni di pagine per azienda, con un picco di oltre 3,5 milioni nelle aziende del settore logistico. Sono soprattutto i reparti amministrativi a gestire le quantità maggiori di documenti cartacei (citati al primo posto per volumi generati dal 60,8% degli intervistati). Questo si traduce in elevati costi di gestione, che rappresentano un aspetto critico, per il 25% degli intervistati, insieme all'elevata complessità derivante dalla gestione di un parco stampanti eterogeneo (per l'11,2%) e obsoleto (il 22% del campione ha un parco installato con età superiore ai 4 anni ). Le aziende, tuttavia, continuano a preferire una gestione interna, in particolare quelle di grandi dimensione (oltre il 70%).

I NUOVI SCENARI. Nonostante dai dati forniti da Net Consulting lascino intuire l’intenzione di spostarsi verso una strategia di gestione documentale profondamente diversa da quella attuale – come stampanti con funzionalità avanzate, come file storage, la conversione dei documenti in formato Office e il mobile printing – c’è ancora molto da fare per creare una cultura di Managed Document Services che conduca all'adozione, ad esempio, di archivi digitali validi ai sensi delle leggi italiane e nella creazione di workflow di procedure digitali ad esempio.