Trasferte di lavoro: come cambiano rimborsi e indennità nel 2026

Con l’entrata in vigore della Legge di Bilancio 2025 e i chiarimenti dell’Agenzia delle Entrate, sono state introdotte novità significative in materia di rimborsi spese per le trasferte di lavoro, con impatti concreti per aziende, dipendenti, collaboratori e professionisti.

Le regole riguardano soprattutto il trattamento fiscale delle indennità e dei rimborsi erogati per vitto, alloggio, trasporto e altri oneri sostenuti durante missioni o trasferte, nonché la tracciabilità dei pagamenti.

I dettagli della riforma sulle trasferte di lavoro

Tre sono le forme di rimborso previste in caso di traferte di lavoro e ognuna ha il proprio impatto fiscale. Si tratta del forfettario, che consiste in una somma prefissata giornaliera, indipendente dalle spese effettive. Poi c’è quello analitico, che è un rimborso delle spese realmente sostenute e documentate. Infine, si può usufrire di quello misto, che sarebbe un mix fra i due appena elencati.

La scelta del modello incide direttamente sulla tassazione in busta paga. In generale, i rimborsi documentati per spese reali non concorrono alla formazione del reddito imponibile, purché rispettino i limiti e le condizioni di legge.

Tracciabilità dei pagamenti: cosa cambia

Un elemento chiave della riforma sulle trasferte di lavoro è l’obbligo di pagamenti tracciabili – attraverso bonifico, carta di credito o di debito e strumenti digitali – per alcune categorie di spese. Fra queste rientrano il vitto, l’alloggio e i trasporti (inclusi taxi e NCC). Solo se le spese sono dimostrabili attraverso canali ufficiali, il rimborso non concorre al reddito del lavoratore.

La norma si applica sia agli spostamenti fuori sede sia a quelli all’interno dello stesso Comune della sede di lavoro, sebbene per le spese di viaggio e trasporto documentate siano ammesse modalità di prova più flessibili in molti casi.

Rimborsi chilometrici e spese escluse

È confermata l’esenzione dal reddito per i rimborsi chilometrici calcolati secondo le tabelle ACI, anche nel territorio comunale, purché supportati da un’adeguata documentazione. Al contrario, rischiano di essere considerati reddito imponibile.

L’obiettivo della normativa è duplice: migliorare la trasparenza fiscale e uniformare le regole per dipendenti, autonomi e imprese, riducendo ambiguità e contenziosi. Per le aziende significa adeguare le procedure di rimborso e verificare la documentazione, per i lavoratori prestare attenzione alla tracciabilità dei pagamenti e alla conservazione delle prove di spesa.