In ufficio è meglio fare una cosa alla volta

L’era del multitasking è finita! Se vi chiedono di lavorare, organizzare una conference call e intanto di preparare una relazione mentre controllate le mail, dite di no. Perché se il lavoro cambia ed esce dai canoni tradizionali, l’uomo resta sempre lo stesso. E per questo il New York Times ha stilato una serie di regole auree per migliorare il lavoro e, di conseguenza la propria vita.

La prima regola è credere nei piccoli cambiamenti. Non si possono cambiare abitudini (e difetti) in un solo giorno, meglio fare un passo alla volta per trovare la strada giusta. La seconda regola da seguire è essere responsabili: se c’è da rispettare una scadenza, meglio condividerla con i colleghi. Mal comune, più convinzione per il singolo. Infine, imparare a perdonarsi: colpevolizzarsi per un errore o una giornata storta non porta alcun beneficio.

Tra gli errori più gravi, c’è proprio quello di tentare di fare più cose insieme. Secondo la testata Usa, dunque, il multitasking è dannoso. Il motivo è biologico: il cervello non può concentrarsi efficacemente su più cose insieme, se non con uno sforzo extra che porta solo confusione, approssimazione ed errori. «Essere multitasking non è umanamente possibile», spiega Earl K. Miller, professore di Neuroscienze al Mit. «Il segreto per lavorare bene è fare una cosa alla volta». Come si fa? Eliminando le distrazioni, anche a costo di spegnere il cellulare in modo da concentrarsi su un solo monitor. E se si inizia a percepire la stanchezza, meglio «alzarsi e fare qualche passo: questo migliora l’umore, riduce la rabbia e aiuta a riconcentrarsi sul proprio focus». ,

Per organizzare il proprio lavoro e quello degli altri, è meglio stendere una lista delle cose da fare il giorno successivo, ogni sera prima di uscire dall’ufficio: 4 o 5 obiettivi precisi. In un’altra lista, si possono elencare un paio di commissioni personali: prenotare un volo, comprare un regalo. Insieme, scandiranno il ritmo della giornata di lavoro.

A contribuire alla produttività è anche l’organizzazione degli spazi: dalla scrivania – basta guardare le pile di fogli per valutare il carico di lavoro e l’avanzamento dei compiti (meglio quindi avere due spazi, uno per i nuovi impegni e uno per l’archivio) – al computer. In questo caso, il primo passo per ottimizzare i tempi è conoscere bene la macchina su cui si lavora, chiedendo anche aiuto in caso di dubbi, senza timore di sembrare incompetenti. Infine, le mail: meglio perdere qualche minuto ogni giorno per ripulirle e organizzarle. E in caso di messaggi importanti, prendere il telefono.