Aziende: riunioni, troppe mail e rumori in ufficio intaccano la produttività

Riunioni improduttive o mal organizzate, strumenti tecnologici poco user frienly e ambienti di lavoro rumorosi, che non favoriscono la concentrazione. Le persone si trovano quotidianamente a dover far fronte a contesti che, anziché supportarle nel lavoro, le intralciano e ne inficiano la produttività. È questo uno dei risultati di Produttività in ufficio: le nuove sfide, uno studio pubblicato da Jabra sui paradossi delle aziende che, se da una parte cercano di creare ambienti di lavoro produttivi, dall’altra sottovalutano la presenza di distrazioni all’interno dei team. Ad esempio, circa la metà (il 46%) condanna gli open space, convinta che i rumori siano la cosa che più distrae in assoluto in ufficio; il 28%, invece, è irritato dalle troppe mail, anche se, per risolvere un problema, il 78% preferisce mandarne una piuttosto che telefonare.

I LIMITI DELLE AZIENDE. Lo studio condotto dalla società specializzata in soluzioni audio e di comunicazione mobile rivela il fallimento delle aziende nell’organizzare il tempo effettivo di collaborazione dei lavoratori. Più della metà (il 51%) concorda che le riunioni senza una guida o un programma specifico servono solo a perdere tempo, il 32% lamenta una mancanza di spirito decisionale, il 31% sottolinea la mancanza di approfondimenti, il 26% una mancanza di preparazione, e il 25% i ritardi. E c’è un paradosso: la maggior parte degli intervistati vuole partecipare comunque alle riunioni, perché ritengono che possano essere utili, anche se contemporaneamente il 36% lamenta una diminuzione del rendimento personale a seguito di esse, forse proprio per l’incapacità di renderle davvero proficue.

RIPENSARE L’AMBIENTE DI LAVORO. Anche il tempo speso alla scrivania è fondamentale: lì i lavoratori occupano la maggior parte del loro tempo con oltre il 66% delle attività settimanali (sei volte di più delle riunioni), e quindi questo si rivela il luogo in cui la maggior parte della produttività aumenta o diminuisce. Anche alla scrivania le distrazioni sono sempre in agguato: le più comuni sono i rumori (46%), le interruzioni dei colleghi (43%) e il numero delle mail (28%). Gli intervistati ritengono che dovrebbero essere maggiormente controllati i fattori ambientali, come temperatura, qualità dell’aria e mancanza di privacy. Ripensare, quindi, a un ambiente di lavoro adatto potrebbe eliminare molti problemi che influenzano negativamente la produttività.

LA CHIAVE È LA TECNOLOGIA, MA…. Lo studio di Jabra sottolinea anche che una scarsa produttività incide sulla capacità di attrarre e trattenere il personale, così come le distrazioni sul posto di lavoro incidono in maniera significativa sull’equilibrio vita-lavoro. Oggi una parte importante dei lavoratori specializzati è in difficoltà a completare le proprie mansioni entro la fine della giornata, ben il 36% le termina fuori dall’orario di lavoro. Per facilitare i dipendenti e velocizzare alcuni processi, spesso si ricorre a dispositivi tecnologici come lavagne digitali, speakerphone, o programmi di project management, mappe mentali o brainstorming. Eppure l’utilizzo di questi strumenti è spesso controproducente, si pensi al tempo medio necessario per organizzare una riunione o una “semplice” conference call: il 25% di queste inizia in ritardo a causa di problemi tecnici, e di conseguenza si perdono in media più di due minuti e mezzo a riunione. A seconda del numero dei partecipanti il tempo perso – e quindi il costo – può aumentare.Il 71% delle riunioni si svolge in un solo luogo, mentre il 29% prevede più sedi, e dunque l’ausilio della tecnologia è fondamentale. Ma spesso i lavoratori stessi faticano a utilizzarla, e il 50% dichiara di riscontrare a causa di ciò disagi significativi e irritanti. “La vera sfida è quella di saper creare un equilibrio tra collaborazione e concentrazione”, commenta Holger Reisinger, Senior Vice President di Jabra. Finora sono stati fatti grandi passi per favorire maggior interazione e comunicazione tra i lavoratori, ma bisogna proseguire in questa direzione affinché non si perda tempo nell’utilizzo di supporti tecnologici inefficaci. Ecco perché uno spazio di lavoro consono che si adatti all’individuo, alla sua specificità e al suo ruolo è la nuova strada che un ambiente lavorativo realmente produttivo deve percorrere.”