Riunioni sul lavoro? A volte sono una perdita di tempo

A volte le riunioni di lavoro possono essere una grande perdita in termini di tempo e produttività. A dimostrarlo è un sondaggio online realizzato da Microsoft che ha raccolto le opinioni di 38 mila intervistati di più di 200 nazioni. Obiettivi poco chiari, mancanza di comunicazione tra membri del gruppo di lavoro, riunioni inutili: ecco i nemici della produttività in ufficio. Dalla ricerca Microsoft infatti è emerso che si lavora di più, ma si è meno produttivi. Infatti gli impiegati lavorano in media 45 ore a settimana, ma ritengono che 17 di queste ore siano improduttive. Inoltre i dipendenti trascorrono in media 5,6 ore ogni settimana in riunione: il 69% degli intervistati ritiene che le riunioni sono inutili, lo affermano anche il 71% degli intervistati in America. Per evitare dispersioni e potenziare la produttività in ufficio basta limitare il numero di riunioni e preferire la comunicazione diretta tra i dipendenti. Tuttavia non dobbiamo demonizzare le riunioni che restano efficaci risorse per prendere decisioni e risolvere problemi rilevanti. Per capire se sono veramente necessarie, ecco i consigli di Forbes:

N 1° Chiediti “ho bisogno di fare questa riunione?”- Molte volte, parlando direttamente agli impiegati chiave otterrai le risposte di cui hai bisogno in molto meno tempo. Cerca di capire se puoi fare ciò che è necessario sia fatto senza trascinare le persone alla riunione.

N 2° Chiediti “Perché voglio fare questa riunione?”- Definisci chiaramente lo scopo dell’incontro, gli obiettivi che devono essere raggiunti, le persone che hanno bisogno di prendervi parte, la durata e il tempo che toglierebbe a te (e ai partecipanti) per prepararsi.

N 3° Calcola i numeri – Immagina quanto potrebbe costare la riunione –perché il tempo è una risorsa preziosa. Secondo Romano e Nunamaker, se ci sono 10 partecipanti a uno stipendio medio di 75 mila dollari, allora il costo orario della tua riunione sarà di 750 dollari – e ciò non include il tempo di preparazione. Il tuo argomento vale il tempo, o sarebbe meglio parlare direttamente con gli impiegati appropriati?

N 4° Se ancora pensi che hai bisogno di pianificare una riunione, fai un programma dettagliato – Ciò dovrebbe includere obiettivi della riunione, l’elenco dei partecipanti, il tempo di durata, gli argomenti di discussione, le decisioni che devono essere prese o le azioni che devono essere fatte, e qualsiasi lavoro di preparazione che i partecipanti devono fare prima dell’incontro. Se non puoi stilare un programma dettagliato, allora non dovresti tenere la riunione. È il segnale di allarme per il quale è meglio che parli direttamente ai singoli dipendenti per aiutarti a ottenere tutto ciò di cui hai bisogno.